Progettare una presentazione 1: cosa dire

Le "presentazioni" sono diventate il nerbo comunicativo per quasi tutte le categorie professionali. Sono strumento manageriale per formare e coordinare i propri collaboratori, sono strumento di "corporate" per comunicare gli indirizzi societari ed i bilanci, sono strumento per insegnare, per divulgare, per raccontare o divertire. Qualche giorno fa mi è capitato di osservare uno stand fieristico dove l'animatore ripeteva ogni mezz'ora una piccola, classica presentazione, con slides, microfono e freccia luminosa. Cosa presentava? Coltelli da cucina.

Le presentazioni sono ormai il modo più diffuso di comunicare dal vivo nel mondo del lavoro. Ma quante presentazioni sono realmente efficaci?

Tre sono gli errori che spesso affliggono le presentazioni ad ogni livello: 1) Si vogliono dire troppe cose finendo col renderle tutte poco evidenti 2) Si dimentica che per ogni argomento o contesto c'è uno e un solo modo adatto di porre la presentazione; 3) Si ignora l'importanza del ritmo, cioè della necessità che la presentazione sia correttamente ritmata affinché il pubblico non finisca col distrarsi o con l'annoiarsi.

Molte, troppe presentazioni sono irrimediabilmente compromesse da questi difetti che, come è possibile constatare, sono tutti da affrontare in sede di progettazione della presentazione.

In tre articoli differenti affronterò tutti e tre i punti critici delle presentazioni.

Il primo problema che si pone a chi deve preparare una presentazione è decidere quale sia il contenuto principale che si vuol comunicare all'uditorio. Gli scrittori, gli sceneggiatori, gli artisti e gli attori sanno da sempre che in un singolo romanzo, un singolo spettacolo od in un singolo film ci deve essere sempre uno ed un solo messaggio al quale rivolgere tutti i propri sforzi comunicativi. Certamente in un libro ci sono molti altri contenuti, ma a distanza di anni, il lettore, conserverà un unico ricordo preciso, grazie al quale, con un poco di sforzo potrà far riaffiorare anche gli altri contenuti complementari.

Quando si prepara una presentazione è necessario individuare un messaggio centrale, una chiave di memorizzazione, un contenuto guida che fungerà da polo magnetico per chi presenta ma anche per il pubblico, il quale potrà così disporre di una chiave che faciliti la comprensione e la memorizzazione di ciò che la presentazione ambisce a comunicare.
Tutto ciò che si vorrà dire nella presentazione dovrà essere sempre riferibile al messaggio centrale, senza eccezioni. Se qualche concetto non è facilmente riferibile al messaggio centrale, vuol dire che è fuori tema rispetto a ciò che si vuole realmente comunicare.

Il messaggio centrale va individuato prima di cominciare ad organizzare la presentazione: questo aiuta a organizzare i propri pensieri, le cose da dire, e tutta la struttura della presentazione. Inoltre permetterà di sfrondare il materiale a disposizione (che spesso è più del necessario) affinché la presentazione non si trasformi nella tipica situazione in cui il tempo finisce e le cose più importanti non si è avuto modo di dirle.

Dopo aver deciso quale debba essere il messaggio centrale è necessario organizzare la presentazione affinché quel messaggio sia correttamente comunicato, scongiurando la possibilità che rimanga fra le cose non chiarite e, peggio, non dette al termine della presentazione stessa.

Per l'organizzazione di una presentazione ci si può inspirare alle tecniche di sceneggiatura cinematografiche o teatrali.
Il tipico telefilm poliziesco può essere strutturato principalmente in due modi: 1)il colpevole è svelato al pubblico al termine del telefilm, dopo l'indagine, ed il centro del telefilm diventa lo scoprire il colpevole; 2) il colpevole è invece reso noto al pubblico sin dall'inizio e l'indagine, il modo con cui viene condotta, diventa il centro del telefilm.
C'è poi una terza via, più raffinata ed impegnata, nella quale sia la ricerca del colpevole, sia l'indagine sono funzionali al desiderio di evidenziare le situazioni sociali, storiche o politiche all'interno delle quali il delitto ha preso corpo.

In tutte e tre le dinamiche é chiaro subito allo sceneggiatore dove porre il centro del telefilm ed attorno ad esso costruisce il resto della storia. Il pubblico capisce subito quale dinamica ha deciso di adottare lo sceneggiatore e su questa struttura comunicativa trova gli orientamenti giusti per partecipare con attenzione al telefilm.

Nelle progettazione di una conferenza è importante comportarsi allo stesso modo di come fa lo sceneggiatore di telefilm. Deciso dove porre il messaggio centrale della propria presentazione, tutto il resto della presentazione dovrà in qualche modo offrire elementi di conferma, di implementazione, di correlazione ed applicazione di altri contenuti collegati al messaggio centrale.

Supponiamo di dover predisporre una presentazione da porre ai nostri collaboratori il cui tema è quello classico dell'approccio al cliente.

Utilizzando la prima tecnica il relatore illustrerà sin dall'inizio in cosa consista un corretto approccio al cliente, spiegando tecniche e modalità. Fatto ciò il relatore affronterà tutte le casistiche a sostegno della tecnica, le storie rappresentative, le statistiche dalle quali si evince l'importanza del giusto approccio al cliente, proporrà esempi e correderà con trucchi e suggerimenti; infine riepilogherà l'assunto iniziale.

Utilizzando invece la seconda tecnica esordirà probabilmente portando l'attenzione sulle implicazioni negative dovuto ad uno scorretto approccio, illustrando grafici e rapporti allarmanti, per poi narrare storie e testimonianze negative, creando così una situazione di aspettativa da parte del pubblico. Poco dopo la metà della presentazione poco alla volta il messaggio centrale verrà introdotto, mostrandone benefici, tecniche e testimonianze avvaloranti.

La terza tecnica è la più complessa e presuppone un vero talento drammatico. Raccontare come sia nefasto un cattivo rapporto col pubblico e come invece sia appagante l'opposto, può divenire un'occasione per far sentire emotivamente al pubblico cosa cambi se persino un relatore si ponesse prima in maniera fredda e distaccata verso il pubblico e poi, invece si mutasse nel più affabile e gentile dei relatori. Non tutti sono in grado di "recitare", cioè di trasformarsi camaleonticamente davanti al pubblico come fa un attore navigato. Spesso si assiste a performance imbarazzanti o comunque incongrue con ciò che si vuole invece comunicare.

Scegliere l'una o l'altra tecnica dipende dal contesto, dal pubblico e dalle versatilità del relatore.
La prima tecnica è la più semplice ma necessita che tutta la parte seguente alla presentazione del messaggio centrale sia strutturata con attenzione affinché l'assunto iniziale non risulti banalizzato od adombrato da altri contenuti complementari.
La seconda tecnica è invece più efficace ma è assai delicata dal punto di vista ritmico, cioè necessita che l'emozione del pubblico venga accresciuta progressivamente fino al punto in cui il messaggio centrale viene svelato.
La terza tecnica, come abbiamo già detto è la più ardua ma può, se ben strutturata, divenire efficacissima. E' il campo dei cosiddetti "form-attori" cioè di quegli attori o relatori professionisti ai quali affidare il compito di comunicare messaggi e contenuti.

Non è impossibile trasformarsi in piccoli form-attori, ma è indispensabile conoscere alcune regole che governano il presentarsi sulla scena e il calarsi in un ruolo emotivo preciso.
Anche per il semplice relatore che sceglie una delle prime due tecniche il saper porsi adeguatamente davanti al pubblico ed il saper dire le cose in modo corretto è importante.

Il modo adatto di porsi e di porre una presentazione sarà il tema del prossimo articolo sulle presentazioni

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